あなたは会社の鍵を管理する立場で、「閉め忘れの対処法」「紛失の対策」などで困り、情報をお探しではありませんか？
会社内には、大切な書類やデータがたくさんありますので、鍵の閉め忘れや紛失は深刻な問題に陥ってしまう可能性があります。
万が一、社外に持ち出してはならない書類やデータが盗まれてしまった場合、取り返しのつかない事態になってしまうかもしれません。
最悪の場合、会社の今後の存続にも関わるでしょう。
そこで、今回は会社の鍵の閉め忘れの対処法と、カギの紛失を防ぐ対策についてご紹介します。
自分の不注意で会社が大きな損害を被ってしまった…とならないためにも、詳しい内容を以下からご覧ください。
目次
会社の鍵にありがちなトラブル
会社の鍵に関するトラブルは非常に多く、決して珍しいことではありません。
まずは、会社の鍵にありがちなトラブルについて見ていきましょう。
鍵の閉め忘れ
会社の鍵にありがちなトラブルとして、まず挙げられるのが「カギの閉め忘れ」です。
会社の鍵を持つ人が施錠を忘れ、オフィスが無防備な状況になってしまっていた、といったケースがあります。
すぐに鍵を閉め忘れたことに気が付けばよいですが、万が一次の出勤日まで無施錠に気が付かなかった場合は、一晩中部外者が簡単に侵入できる環境にあったということです。
そのうえ、金曜日に鍵を閉め忘れたのなら、次の出勤が月曜日の場合「土日」の丸2日間会社が無施錠の状態になってしまうのです。
鍵の紛失
会社の鍵を紛失してしまう、というのはありがちなトラブルの一つです。
会社の鍵をどこかに置き忘れたり、落としてしまったりすることもあります。
会社の鍵を紛失してしまうと、第三者の手にカギが渡ってしまい、部外者が社内に侵入してしまう可能性があります。
鍵の管理ストレス・手間
会社の鍵を管理するストレスや手間などは、ありがちな問題です。
鍵の管理者は責任重大ですので、「もしも紛失したら」といった緊張感に常に悩まされることになってしまいます。
また、他の従業員の出勤や退勤に合わせて施錠・開錠をしたり、会社の鍵を紛失しないように対策をするなど様々な手間がかかり、管理者の悩みは尽きないでしょう。
会社の鍵の閉め忘れ・紛失を防ぐための対処法
会社の鍵の閉め忘れ・紛失を防ぐためにはどうしたら良いのでしょうか。
ここからは、紛失を防ぐための対処法について解説します。
自動施錠機能付きの鍵を導入する
会社の鍵の閉め忘れを防ぐためには、「自動施錠機能付き」のカギの導入がおすすめです。
うっかり会社の鍵を閉め忘れてしまった場合であっても、自動施錠機能付きのカギであればきちんと施錠されますので部外者が侵入するという心配がありません。
また、自動施錠機能付きの鍵を導入すれば、帰宅後に会社のカギを閉め忘れたことに気づき、ヒヤッとすることもなくなります。
スマートロックを導入する
会社の鍵の閉め忘れ防止として、スマートロックを導入するといった方法もあります。
スマートロックとは、スマートフォンから施錠・開錠を操作できる鍵のことです。
うっかり会社の鍵を閉め忘れてしまっても、スマートフォンを操作して施錠できます。
スマートロックは社内・外問わず、どこででも会社の鍵を操作できるのが魅力です。
便利グッズを活用する
会社の鍵の閉め忘れ予防におすすめできるのが「便利グッズの活用」です。
最近は、鍵の閉め忘れ予防グッズがたくさん販売されていますので探してみてください。
例えば、施錠するとキーの持ち手にある表示窓の色が変わるグッズがあります。
このようなグッズを使用すれば、キーを見るだけで施錠したかどうかがすぐに分かります。
「施錠時に表示窓の色が変わったかを確認する」ということを習慣化すれば、会社の鍵の閉め忘れを防ぎやすくなるでしょう。
入退室の記録が確認できる鍵を導入する
入退室の記録が確認できる鍵を導入することも、カギの閉め忘れを防ぐ対処法の一つです。
会社によっては、「最後に会社を出る人が鍵を閉める」といったルールを設けていることがあります。
しかし、上記の場合、鍵の閉め忘れが発覚したとき、「誰が最後だったのか」を調べる必要があり、時間と手間がかかってしまうでしょう。
入退室の記録が確認できる鍵を導入すれば、誰がいつ出入りしたかが分かりますので、従業員全員が施錠・開錠に対する責任感を持てるようになるでしょう。
また、社内の雰囲気が悪くならないよう、鍵を閉め忘れたと考えられる本人にのみこっそり注意ができるので、おすすめです。
会社の鍵を紛失したときの対処法
会社の鍵を紛失したときには、適切に対処しなければなりません。
ここからは、会社の鍵を紛失したときの対処法についてご紹介します。
上司など責任者に報告する
会社の鍵を紛失してしまった場合、すぐに上司などの責任者に報告しましょう。
会社の鍵を紛失してしまうと、「怒られたくない」という気持ちから、責任者への報告を後回しにしてしまったり、時間がかかっても自分で探し出そうとする方もいらっしゃるかもしれません。
しかし、万が一会社の鍵が第三者の手に渡ってしまったら、部外者が侵入してしまう可能性がありますので、すぐに適切な対応をとる必要があります。
会社の大切な情報などを持ち出されるリスクもありますので、鍵の紛失が判明した時点ですぐに上司などの責任者に報告することが大切です。
管理会社に連絡する
会社の鍵を紛失したとき、オフィスがビルにある場合は「管理会社への連絡」も必要となります。
管理会社にオフィスの確認を依頼し、状況を報告してもらいましょう。
また、管理会社で鍵業者を手配してくれる場合がありますし、提携している鍵業者もあるはずですので、自己判断で鍵交換を行ってはいけません。
ただし、管理会社に連絡する場合も、必ず上司などの責任者に相談してからにしましょう。
会社の鍵を閉め忘れたときの対応
会社の鍵を閉め忘れたとき、どのような対応をとるのが適切なのでしょうか。
ここからは、会社の鍵を閉め忘れたときの対応について、詳しく解説します。
盗難被害がないかを確認する
会社の鍵を閉め忘れたことに気が付いたら、まずは「盗難被害がないか」を確認しましょう。
社内をくまなくチェックし、「なくなっているものがないか」を探してください。
とくに、大切な書類や金庫などは必ずチェックしましょう。
万が一、盗難被害がある場合は、速やかに警察や上司などに連絡してください。
情報漏洩の可能性を調べる
会社の鍵を閉め忘れたら、「情報漏洩」の可能性を調べることも大切です。
もし、盗難被害の痕跡がなくても、電子データを持ち出されている可能性があります。
例えば、会社のパソコンに保存されている情報をUSBメモリやSDカードにコピーすることは簡単です。
また、データを格納しているサーバーにアクセスされてしまっている場合もあります。
サーバーに不正なアクセスがなかったかも確認しておきましょう。
会社の機密情報だけでなく、顧客の個人情報を電子データで管理している場合、問題は大きくなってしまいます。
まとめ
今回は、会社の鍵の閉め忘れ・紛失を防ぐための対処法や、万が一閉め忘れ・紛失してしまった場合の対応、会社のカギにありがちなトラブルなどについてご紹介しました。
鍵の閉め忘れや紛失により、会社が大きな損失を被ってしまうことがありますし、顧客や関係会社に大きな迷惑をかけてしまって信頼を失うことも考えられますので、しっかりと対処しなければなりません。
現在、会社の鍵の閉め忘れに悩んでいる方や、カギを紛失して困っている方は、今回ご紹介した内容を参考にしながら、適切な対処法・対応を行ってください。
